Açıklama:
GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
Şirketimizin Ankara – Genel Merkez Ofisinde görevlendirilmek üzere aşağıdaki niteliklerde
“Üst Düzey yönetici Asistanı ” alınacaktır;
• Üniversite veya yüksek okul mezunu, (Tercihen Büro Yönetimi ,Turizm otelcilik, seyahat-konaklama, tur operatörlüğü,)
• MS-Office programlarını (Word/Excel/Powerpoint), Outlook ve interneti etkin kullanabilen,
• Büro yönetim prosedürlerine hâkim,
• Araştırma ve raporlama yapabilen,
• Dış görünüşüne önem veren, diksiyonu düzgün, güler yüzlü, prezentabl, protokol ve görgü kurallarına hâkim, kurumsal düzeni bilen,
• Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini gösterebilen,
• Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilen,
• Zaman yönetimini sağlayan,
• Mükemmel yazılı ve sözlü iletişim becerisi sergileyen,
• Tempolu iş ortamına uyum sağlayabien,
• Organizasyon becerisi yüksek, iletişim becerileri gelişmiş, planlama ve zamanı etkin kullanma konusunda pratik ,
• Takip yeteneğine güvenen, dikkatli, sonuç odaklı, düzenli ve sistemli çalışabilecek, çözümleyici zihin yapısına sahip,
• Hem empatik hem diplomatik davranma kabiliyetine sahip, kriz yönetimi yapabilen, ciddi güçlü bir hafızaya sahip,
• İşin verimliliğini ve kalitesini arttırma kabiliyetine sahip,
• İnsan ilişkileri ve iletişim becerisi kuvvetli,
• Yönetim ile iletişim kurabilen,
• Konusunda en az 5 yıllık tecrübeye sahip,
• Yurt dışı-Yurt içi seyahat organizasyonları yapabilen,
• Yurtdışı vize operasyonlarını yönetecek,
• Konaklama, bilet organizasyonu, yapma, acentelerle çalışma konusunda tecrübeli
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen,
• İyi derecede İngilizce bilen.(İngilizce dil yetkinliği önemli bir kriterdir.)
• Arapça bilmesi tercih sebebidir.
Görev Tanımı
• Üst düzey bir yöneticiyi asiste edebilmek için gereken bilgi ve donanıma sahip
• Üst yönetimin seyahat organizasyonları yapmak,
• Yurtdışına gönderilen personelin iş-kur süreçlerini yönetmek,
• İkame büro-göç idaresi gibi kuruluşlarla sürekli irtibat halinde olmak,
• Yönetim kurulu başkanını kendisinin olmadığı ortamlarda temsil etmek ve talimatları doğrultusunda hareket etmek,
• Yönetici ile iletişime geçmek isteyen herkesin yönetici ile arasında bağ kurmak,
• Yöneticiye bağlı personel ile yönetici arasında bağ kurmak,
• Yöneticisinin günlük iş akış ve ajandasını takip etmek, kişisel ve kurumsal tüm işlerini organize etmek, takip etmek, bildirmek,
• Seyahat düzenlemelerini yapmak,
• Toplantılarda tüm hazırlık ve organizasyonu yapmak, gerektiğinde toplantılara katılmak, detaylı not tutmak ve alınan kararları takip edip ilgililere iletmek,
• Telefon çağrılarına cevap vermek, eksiksiz bir şekilde yöneticisine aktarmak
• İletişim bilgileri kaydı tutmak ve sunmak ,
• Yazışma rapor taslak not e -posta dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve sunmak ,Çeviri yapmak ve raporlamak,
• Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek ,
• Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak, ağırlamak,