Ofis Koordinatörü

Açıklama:

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

• En az yüksekokul mezunu,
• Ofis ve evrak takip işlerinde en az 2 yıl tecrübesi olan,
• MS office programlarını ve ofis araçlarını etkin kullanabilen,
• Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
• Toplantı ve randevuları organize edebilen,
• Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilen,
• İletişim kabiliyeti yüksek ve kurumsal temsil yetkinliğine sahip,
• Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve dış görünümüne özen gösteren, prezentabl,
• Koordineli, düzenli ve dinamik çalışabilen,
• Takım çalışmasına yatkın,
• Dış görünüş ve kişisel bakımına özen gösteren,
• İyi derecede İngilizce bilgisine sahip (yazma, konuşma),
• Çelişen talepleri yönetme, görevleri ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip olan,
• Avrupa yakasında ikamet edip, Ataköy/Yenibosna lokasyonuna ulaşımı kolay olan,
• Kadın,

İş Tanımı

• Genel ofis düzenini sağlayabilmek,
• Misafirlerin ve iş görüşmesine gelen adayların karşılanması, ağırlanması ve ilgili personele yönlendirilmesi gibi işlerden sorumlu olmak,
• Gelen kargo, posta ve paket teslimatını almak, gönderilenleri gerçekleştirmek ve bunlarla ilgili irtibatı ve takibini sağlayıp organize etmek,
• Gelen giden evrakların ve faturaların takibini ilgili birimlere yönlendirmek,
• Gelen çağrıların, e-mailleri yanıtlamak ve/veya ilgililere aktarmak,
• Ofis içi e-posta trafiğini yürütmek,
• Ofis içi ve dışı iletişimi sağlamak,
• İşyerindeki idari ve rutin işlerin yürütülmesinde diğer birimlere yardımcı olmak.
• İlgili yöneticilerin vereceği görevleri ve sorumlulukları yerine getirmek,
• Mesajları doğru, eksiksiz ve zamanında ilgilisine iletmek,
• Ürün, evrak vb. malzemeleri ilgili yerlere (Banka, kurum, işyeri veya özel şahıs) teslim etmek/edilmesini sağlamak, teslim alınması gibi konuları koordine ederek dış işler akışını sağlamak, takip etmek ve sonuçlandırmak,
• Talep edildiği takdirde şehir içi veya dışı seyahatlerin organizasyonlarını ayarlayabilmek (konaklama, uçak vb.),
• Toplantı odasının günlük kullanım akışı düzenlemek ve ilgili birimlere hatırlatmak,
• Toplantı organizasyonlarının hazırlık ve süreç organizasyonuna destekte bulunmak,
• Talep olması durumunda şirket içinde yapılan toplantılarda ikram hizmetlerini organize etmek,
• Anket, rapor ve sunumların hazırlanmasına katkıda bulunmak,
• Haftalık veya aylık olarak departmanlarla iletişime geçip, ihtiyaç duyulan ofis malzemeleri ile ilgili talepleri toplayıp, Satın Alma birimine iletmek,