Açıklama:
GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
-
Firmanın Genel Müdür Asistanı rolü için arayışımız mevcuttur.
- Üst düzey yönetici asistanı için ideal adayımızın minimum beş yıl benzer seviyede asistanlık tecrübesi gereklidir. Üniversitelerin iktisat, ekonomi, işletme vb bölümlerinden mezun olması ve esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesi gereklidir. İleri seviyede İngilizce (C2 seviyesi ve üzeri) bilgisine ek olarak Almanca (C1 seviyesi ve üzeri) bilgisi avantaj olacaktır.
İş tanımı:
Günlük is akışına yönelik sorumluluklar:
- Toplantı ve randevuları organize etmek,
- Yöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak, bilet, otel ve transferlerini ayarlamak,
- Yöneticilerin pasaport, vize işlemlerini yürütmek ve düzenli olarak takibini sağlamak,
- Yöneticinin gelecek misafirlerinin ihtiyaç halinde yurtiçi ve yurtdışı ağırlanması, bilet ve otel rezervasyonlarının ve transferlerinin yapılmasının teminini sağlamak,
- Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
- Telefon çağrılarına ve gerektiğinde maillere yönetici adına cevap vermek,
- İletişim bilgileri kaydını tutmak,
- Ofis ziyaretçilerine karşılama ve yönlendirmede bulunmak,
- Toplantılar esnasında gerekli notları tutmak,
- Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak
- Yöneticilerin günlük, haftalık, aylık ve yıllık programlarını takip etmek , programlara uyulmasını sağlamak ve gerekli hatırlatmaları yapmak,
- Yöneticiler ile departmanlar arasındaki iletişimi sağlayabilmek, yöneticinin ilgili departmanlara yapacağı haftalık görev ve bilgilendirmeleri düzenli olarak göndermek ve takibini yapmak,
- Kurumsallaşma çalışmalarına destek vermek, uygulamalarını takip etmek ve raporlamak,
- Kurumsal kimlik çalışmalarında gerekli servis ve destek hizmetlerini sağlamak,
- Şirketin sosyal sorumluluk projelerinin yürütülmesini koordine etmek,
- Şirket web sayfasının hazırlanmasına destek vermek ve güncellemeleri takip ve koordine etmek,
Düzenli takip gerektiren sorumluluklar
- Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak
- Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
- Ofis malzemeleri tedariğini sağlamak
Zorunlu yetkinlikler:
- MS Office programlarına (Word, Excel, PowerPoint) Programlarını çok iyi seviyede kullanabilmek,
- Büro yönetim prosedürlerine hakim olmak,
- Eğitim atölyelerine katılarak mesleki ve teknik bilgi birikimini korumak,
- Raporlama yapabilmek,
- Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini göstermek,
- Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek,
- Zaman yönetimini sağlamak,
- İleri seviye yazılı ve sözlü iletişim becerisi sergilemek,
Adayların tercihen İstanbul Anadolu yakasında Tuzla, Pendik, Gebze, Kartal, Maltepe, Ataşehir, Bostancı' da ikamet etmeleri, ilgili bölgelere servis bulunması sebebi ile avantaj sağlamaktadır.