Açıklama:
GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
Bölüm Görevleri:
· Telefonlara bakmak, müşterilere otelle ilgili bütün bilgileri vermek.
· Rezervasyon yapmak, otele gelen konukları karşılamak, hesap açmak ve müşterinin masraflarını bu hesaplara girmek.
· Bütün mesajları yerine ulaştırmak (posta, telefon, sözlü mesaj).
· Otelde emniyeti sağlamak.
· Konukların ihtiyaçları ve otelde kalacakları süre ile ilgili her türlü bilgiyi oteldeki diğer bölümlere ulaştırmak (katlar, restoran).
· Konuk faturalarını çıkarıp almak ve günün sonunda bunları muhasebe ve istatik bilgileriyle birlikte Müdüre vermek.
· Resepsiyon görevlisi küçük hasarlardan ve konukların yastık, ekstra yatak örtüsü gibi özel isteklerinden sorumludur. Buna, restoran kapalı olduğunda ya da ekip üyelerinin olmadığı durumlarda aperatif servisi ile “Erken / Geç Kalkan Konukların Kahvaltısını” hazırlamak dahildir.
· Gündüzcü ve gececi Resepsiyonist otel hiyerarşisine karşı sorumludur.
· Bu hiyerarşinin sayısı ve önemi az veya çok olabilir; ayrıca bu hiyerarşi oteldeki oda sayısı, oda doluluğunun ne kadar sık olduğu ve müşterilerin tipolojisine göre iki veya daha fazla kademeden oluşabilir.
· Otele e-posta, faks veya telefonla yapılan rezervasyon ve bilgi talepleriyle ilgilenmek, teyit edilen bütün rezervasyonları bilgisayar sistemine kaydetmek.
· Otele gelen konukları karşılamak, oda anahtarlarını vermek, konukların ekstra yastık, ekstra sabun gibi özel ihtiyaçlarını yerine getirmek ve konuğun güvenliğini gözetmek. Konukların otele geliş saatine bağlı olarak müşteriyi uyandırmak için özel olarak telefon açmak, içecek, aperatif ve erken ve geç veya erken kalkanlara kahvaltı sunmak.
· Konuk otelden ayrılırken, konuğa otelden memnun kalıp kalmadığını sormak. Açık bir şikâyet belirtilirse, 15 dakikada müşteri memnuniyeti garantisini uygulamak ve şikâyet defterini güncellemek.
· Oda hizmetlilerinin iş listelerini hazırlamak.
· Bakım mühendisine veya otel teknisyenine / anlaşmalı teknisyene kendi yorumlarını da ekleyerek gönderdiği teknik sorunlar / arızalar defterini güncellemek.
· Resepsiyon bölümünün etkili bir şekilde işlemesi için gerekli olan kırtasiye, aperatif, yedek peçete, karşılama ürünleri gibi ürünlerin veya malzemelerin yenilenmesini sağlamak.
· Herhangi bir arıza veya aksaklık durumunda kullanmak üzere küçük bir alet takımı ile yedek parçalar bulundurmak; bir sigorta veya ampulü değiştirmek, gevşemiş bir musluğu sıkmak. Daha ciddi bir arıza meydana geldiğinde, resepsiyon görevlisinin konuğu başka bir odaya alma yetkisi vardır.
· Otelin diğer bölümlerini sıklık, nicel ve nitel istatistiklerle ilgili verilerden haberdar etmek.
· Otelin günlük yevmiye defterini güncellemek ve muhasebe ve istatiksel verileri üstüne bildirmek.
· Restoranın açık olmadığı saatlerde, resepsiyon görevlisi konuklara aperatif veya hafif bir kahvaltı sunar. Kahvaltıyı bell boy hazırlar ve servis eder.
· Güvenlik konularıyla ilgili (risk önleme) takip edilecek kurallar ve prosedürler hakkında bilgilidir; ayrıca bir olay sırasında kiminle irtibata geçeceğini bilir.
· Nakit kasasını ve işlemleri kontrol eder
· Müşteri faturalarını keser ve bu faturaların tahsilatını yapar
· Ödenmemiş borçları kontrol eder ve bunları takibe alır
· Otelin ortalama oda fiyatını ve otelin doluluk oranını optimize eder.
Pozisyon için Gerekli Özellikler :
· En az Lise mezunu, tercihen üniversite mezunu
· İyi derece İngilizce
· Tercihen Opera programı kullabilen
· 1-3 yıl arası iş deneyimi
· İletişim Becerileri kuvvetli
· Ekip çalışmasına yatkın