Yönetici Asistanı

Açıklama:

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Yönetici Asistanı, yöneticinin günlük işlerini organize etmek, iletişimi yönetmek ve genel ofis yönetimine destek olmakla sorumlu bir pozisyondur. Bu pozisyon, etkili iletişim becerileri, organizasyon yeteneği ve çoklu görevleri yönetme becerisi gerektirir.

Genel Nitelikler

• Ön lisans tercihen lisans mezunu,
• Yetişmiş olmalı minimum 3 yıl deneyimli olmalı
• Satın alma süreçlerini yapmak
• Fiyat Teklifi vermek Piyasadan fiyat toplamak
• Satışa ve Lojistik’e destek verecek
• Öğrencilik dönemlerinde Planlama, analiz etme, raporlama ve arşivleme konularında deneyimli,kendine ödev edinmiş,
• Diksiyonu düzgün, görünümüne özen gösteren
• Telefon, randevu, iş planları ve ajanda takiplerinin yapılması
• Analitik düşünebilen, güler yüzlü organizasyon ve takip yeteneği gelişmiş
• Microsoft Office programlarına hakim(word-excel)
• Öğrenmeye, gelişmeye ve ekip çalışmasına yatkın
• Yurt içi seyahat engeli olmayan
• Gerekli otel, yemek ve ulaşım organizasyonunun yapılması
• Esnek çalışma saatleri ve yoğun tempoya ayak uydurabilecek,
• Metro Raylı Sistem güzergahında ikamet eden veya edebilecek

İş Tanımı

• Bağlı bulunulan kişinin ve departmanın tüm iş akış süreçlerini bilmek, bu süreçlerde aktif rol oynamak ve kişilere destek olmak, gerektiğinde tüm süreçlerin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak,
• Raporlamakta olduğu yöneticinin tüm takvimini ve iş süreçlerini takip etmek, günlük ve haftalık zaman planlaması doğrultusunda tüm randevuları, görüşmeleri, toplantıları organize etmek; gerektiğinde işleyişe yönelik yazışmaları yapmak,,
• İlgili departmanların iç ve dış mekan organizasyonlarına destek olmak (doğum günü, toplantı, yemek vb.)
• Çiçek, çelenk ya da hediye seçimi için tedarikçilerle görüşerek gerekli gönderimleri gerçekleştirmek,
• İlgili olduğu departmanlara ait özel listelerin hazırlanması ve güncel tutulmasını sağlamak,
• İlgili yöneticilerin şirket içi - şirket dışı iletişim ve koordinasyonunu sağlayarak ajandalarını takip etmek, gelen talepler doğrultusunda toplantı, görüşme ve randevuların organizasyonunu optimum zaman planlaması doğrultusunda düzenlemek, katılımcıları yapılacak toplantının yeri, tarihi, saati ve gündemi konusunda bilgilendirmek,
• Bağlı olduğu yöneticilerin yönlendirmesi ile sunumlar, raporlar, konuşma metinleri vs. hazırlamak,
• Bağlı olduğu yöneticilere yönlendirilen telefonları uygun bir şekilde cevaplamak, yöneticiye iletilmesi gereken telefonları doğru bir şekilde ayırt etmek, arayan kişilere yönelik bilgileri detaylı ve eksiksiz bir şekilde tutmak,
• İlgili departmanların satın alma ihtiyaçlarının uygulama esasları gereğince ve Satın alma ve İdari İşler ile koordineli şekilde yapmak ve tedarik sürecini takip etmek,
• Bağlı olduğu yöneticinin yönlendirmesi dahilinde araştırma yapmak, bilgi toplamak ve sorumlu olduğu tüm iş konularında destek vermek, departman süreçlerine yönelik olarak kolaylaştırıcı ve iyileştirici yöntemler araştırmak.